Японская система управления Кайдзен. Использование интеллектуального потенциала сотрудников вместо дорогостоящих вложений

Поэтому, познакомившись с Екатериной Морозовой,  начальником отдела по реализации производственной системы, обладателем черного пояса по методологии "Lean 6 Sigma", я сразу же решила распросить ее про Кайдзен именно применительно к вопросам управления персоналом .

❓ Добрый день, Катя! Разреши задать тебе несколько вопросов про японскую модель управления Кайдзен!  Что такое кайдзен? Чем отличается от бережливого производства?

 ✅ Кайдзен – это японское слово, переводится дословно как "изменения к лучшему". Кайдзен – это философия постепенного непрерывного совершенствования. Мышление кайдзен может звучать так: "Каждый новый день я делаю свою работу чуть лучше, чем вчера".

Бережливое производство (lean production) – это уже целая методология об управлении производством. Содержит набор инструментов и методов, нацеленных на устранение всех видов потерь на производстве, повышение качества продукции. И кайдзен – один из принципов бережливого производства. Кайдзен и бережливое производство очень тесно переплетаются.

❓ Как Кайдзен можно применять в работе компании? Для всех ли компаний подходит эта модель?

✅  Кайдзен не понадобится, пожалуй, только в той компании, которая достигла совершенства во всех своих бизнес-процессах. Но мир о таких не знает. Нет предела совершенству, а значит, у кайдзен нет границ. Наверное, каждый топ-менеджер мечтает о том, чтобы у его сотрудников было кайдзен-мышление. Чтобы все они ежедневно (!), добровольно и весело улучшали свою деятельность: повышали скорость, качество работы, автоматизировали ручной труд, стремились к повышению эффекта от своей работы. Что компания получает от такой философии? Повышение производительности труда и, как следствие, рост прибыли в динамике.

Cамое сложное – организовать внедрение философии кайдзен в мысли людей. Особенно русских, с устоявшимся менталитетом в стиле "и так сойдет". Однако опускать руки в этом деле – значит проиграть. В нашем мире, который меняется со скоростью света, отказаться от улучшений – значит остаться позади. Если и выйти в лидеры, то долго не удержаться. Многие компании выбирают слишком дорогостоящие пути к улучшению, приобретая, например, сверхсовременное оборудование. При этом совершенно не используют интеллектуальный потенциал своих работников, которым они уже платят деньги – деньги, которые можно отрабатывать с 10 - кратной интенсивностью.

Итак, как же применять кайдзен в компании? Начать можно с построения инновационного процесса – сбора и обработки кайдзен-предложений. Сделать так, чтобы любой сотрудник в рабочее время мог подать предложение по улучшению деятельности компании. Данное предложение должно быть быстро обработано и, при одобрении, внедрено. Сопровождается данный процесс мотивацией всех видов: начиная с рукопожатия топ-менеджера и заканчивая денежным вознаграждением инноватора в процентах от полученного экономического эффекта, который может достигать и миллиона рублей единовременно. Следующий, более сложный, но и более прибыльный и стабильный этап – реализация кайдзен-проектов: работа целых команд над улучшением бизнес-процессов. Здесь уже требуются уникальные знания специальных методов и инструментов. Специалистов, обладающих этими знаниями, называют lean-менеджеры – достаточно новая, но пока незаслуженно редкая профессия. Стоимость таких специалистов на рынке крайне высока, но они с лихвой окупаются. Один такой менеджер может и выстроить инновационный процесс, и реализовывать в год несколько проектов по совершенствованию бизнес-процессов с экономическим эффектом, в сотни раз превышающим его заработную плату. Если проблематично найти такого специалиста на рынке труда, то можно воспользоваться услугами консалтинговых компаний, работающих в области кайдзен и бережливого производства. Это обойдется несколько дороже, чем lean-менеджер в штате.   

И все же, при внедрении кайдзен в компании, желательно содержать в штате постоянного ответственного сотрудника (или целое подразделение, в зависимости от масштабов), который будет грамотно и эффективно сопровождать систему постоянного совершенствования.

❓ Можешь ли привести интересный кейс о применении кайдзен в компании и изменениях, которые оно повлекло?

✅ Очень нравится мне пример из жизни, когда в одной компании как раз не воспользовались кайдзен и потеряли миллионы долларов. В этой компании, производящей зубную пасту, была проблема обнаружения пустых тюбиков на выходе из конвейера. Руководитель привлек стороннюю компанию, которая сделала за 6 месяцев и 8 миллионов долларов специальные весы, которые включали сирену и останавливали конвейер, как только на него поступал пустой тюбик. Чем же это закончилось? Одному из рабочих надоело слушать звук сирены, он отключил весы и поставил обычный вентилятор за 20 долларов, который сдувал с конвейера пустые тюбики. Брак сократился на 100%. Понимаете, сколько могла сэкономить компания, если бы руководитель использовал принцип кайдзен и спросил своих сотрудников, как можно улучшить качество и снизить брак? К сожалению, в большинстве наших компаний примеры – именно такого типа. Такое впечатление, что руководители не верят в своих сотрудников, в их мощный интеллектуальный потенциал. И это неверие регулярно оборачивается упущенной выгодой для компании.

Однако кайдзен не то что в образовании не применяют, ему в школах не учат, и его даже не знают (за редким исключением, конечно).

Но есть и хорошие примеры. Посмотрите на Сбербанк, только не глазами ворчливой бабушки, а сверху – с позиции руководителя и стратега. Сравните Сбербанк до принятия кайдзен 10 лет назад и сейчас, обратите внимание на финансовые результаты, на изменение прибыли в динамике и в период кризиса. Найдется ли такой топ-менеджер, который не захочет подобных результатов?

❓  Можно ли применять Кайдзен к частной жизни обычного человека? К саморазвитию?

✅ Конечно! И здесь может быть не только материальный, но и эмоциональный эффект. Прислушайтесь к себе: что вас раздражает, не дает покоя? Часто опаздываете? Найдите поглотители времени, поработайте с ними, постепенно улучшайте свой тайм - менеджмент. Не нравитесь себе? Изменяйте себя к лучшему (но кайдзен – это не про похудение на 20 кг в мес., а про постепенное совершенствование). Может быть, что-то другое? Изменяйте это к лучшему – регулярно и непрерывно. В этом весь кайдзен.

❓ Как можно овладеть технологией Кайдзен? Необходимо ли пройти обучение или достаточно книг и интернет?

✅ Смотря с какой целью овладеть. Например, топ-менеджеру, кроме книг и интернета, желательно все-таки обучиться основам кайдзен, бережливого производства. Даже двух дней качественного обучения может быть достаточно для принятия философии кайдзен и желания его внедрить в своей компании.

Но чтобы непосредственно внедрить кайдзен, повторюсь, нужны специалисты по этому направлению, с сертификатами и опытом (!). Кайдзен – японская тема, а стать Мастером в Японии – дело не быстрое. Мало того, время обучения мастерству еще не гарантирует получение почетного звания Профессионала.

Если есть желание обучить своих сотрудников, которые будут внедрять кайдзен (строить инновационный процесс, вести кайдзен-проекты, мотивировать и поддерживать кайдзен-мышление всех работников компании), то нужно запастись терпением. Начать с одного-двух человек. Важно не ошибиться в выборе таких сотрудников. Их обязательные компетенции: умение работать в команде, ориентация на результат, стратегическое, инновационное мышление, проактивная позиция. Обучение должно быть обязательно с практикой, длительностью не менее 2 полных недель. После обучения необходима постоянная поддержка в работе в течение года либо со стороны обучающего центра, либо со стороны консалтинга. Очень сложно вести кайдзен-проекты, но и выгодно: экономический эффект от них может достигать сотен миллионов рублей в год. Есть вариант привлечения консалтинговой компании на ведение хотя бы первого кайдзен-проекта, в этом случае, ответственные сотрудники одновременно обучатся у профессионалов консалтинга, и практика здесь будет настоящая, адаптированная под родную компанию.

Обычным сотрудникам достаточно как можно чаще читать о кайдзен. Чтобы кайдзен стало мышлением, о нем лучше узнавать постоянно, пусть и понемногу. Самым эффективным, на мой взгляд, является визуализация лозунгов (например, "Хочешь изменить мир – начни с себя") и регулярная рассылка небольших и занимательных текстов из книг и статей о преимуществах кайдзен. В той компании, которой я работаю, поддержка кайдзен-мышления осуществляется разными креативными способами. Например, запомнилось, как руководство пригласило нас однажды на корпоративное мероприятие на берегу реки: мы разожгли огромный костер и бросали в него ненужные инструкции, от которых решили избавиться во время проведенных улучшений в бизнес-процессах. 

❓ Какие сайты и книги ты бы порекомендовала тем, кто хотел бы освоить этот метод управления?

✅  На самом деле – любые. Просто полистайте и выберите ту книгу из этой области, которая больше всех Вам по какой-либо причине понравится. И прочитайте – сделайте еще один шаг на пути к своему совершенствованию.

p.s. от себя хотим добавить небольшой список книг по Кайдзен:

• Шаг за шагом к достижению цели: Метод кайдзен (One Small Step Can Change Your Life). Роберт Маурер.
• Гемба кайдзен. Путь к снижению затрат и повышению качества (Gemba Kaizen: A Commonsense, Low-Cost Approach to Management.) Масааки Имаи.
• Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний (Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success) Масааки Имаи
• Стратегии кайзен для успешных продаж = Kaizen Strategies for Customer Care. П. Веллингтон.