Как прозвучало бы в рекламе: “Хорошая новость для руководителей! Еще больше возможностей!” И, что приятно, реклама была бы абсолютно достоверна. Предлагаю способ групповой работы, с помощью которого Вы сможете получить новый ресурс для развития своей организации.
Иногда бывают ситуации, когда руководителю нужно какое-то свежее решение и его команда может в этом помочь. Так как у сотрудников часто есть отличные идеи, но нет повода их высказать.
О методе “мозгового штурма” практически все слышали, но многие представляют себе это как “ Сядем вместе, кружком, подумаем…” В итоге, часто, “заседания” затягиваются, сотрудники устают и сожалеют о потерянном времени, а долгожданное решение так и не приходит.
На самом деле метод “мозгового штурма” – это групповая форма работы, организованная особым образом и ограниченная во времени. При четком соблюдении процедуры раскрепощается творческое мышление и появляется новый взгляд на стоящую перед Вами задачу.
Прежде чем описать конкретную технологию (ход) проведения этого метода, остановлюсь на основных параметрах.
|
Проблема, над которой будет работать группа |
Определена, конкретна. Например, придумать название нашему новому магазину или создать список сервисных услуг. |
|
Правила |
Работа проходит в 2 этапа. 1 этап ( набрасывание идей группой)– БЕЗ КРИТИКИ, фиксируются любые идеи. Работа идет целой группой. 2 этап (развитие решений группами)– работа в малых группах, критика допускается и иногда даже необходима |
|
Участники |
Количество участников от 5 до 7, те, кто разбирается в вопросе (“специалисты”) и те, кто в нем не разбирается (“ профаны”).Считается, что не являясь специалистами последние мыслят нестандартно. Важное правило – не объединять начальников и подчиненных, так как подчиненные могут стесняться, что будет блокировать их спонтанность |
|
Атмосфера |
Открытая и безопасная. Так как только в такой атмосфере возможно спонтанное творческое мышление |
|
Роли |
Клиент (заказчик, тот кто предъявляет проблему) Модератор ( ведущий группы) Фиксатор идей Идеологи ( все прочие участники) |
|
Время для подготовки, условия |
Особого времени для подготовки не требуется. Купить заранее ватман, фломастеры, или подготовить флип-чарт или доску. На них будут фиксироваться идеи для всеобщего обозрения. Помещение должно быть максимально отстраненное от текущих дел, участников не должны отвлекать телефонные звонки, посторонние люди, дела. Участники располагаются на стульях, расположенных полукругом, без столов. Близко друг к другу, чтобы было “чувство локтя”. |
|
Продолжительность применения метода |
1 этап ( набрасывание идей группой) – 5+5+30 минут ( расшифровка далее) Отбор идей клиентом - 20 минут 2 этап ( развитие решений группами) – не более 1.5 часов ( лучше 1 час) Всего: 2-2.5 часа |
|
Результат |
Множество вариантов идей |
Технология проведения метода “Мозгового штурма”
1. Подготовка.
· Определить конечную цель – какой результат Вы должны получить на выходе
· Выбрать участников
· Подготовить отдельное помещение
· Выбрать ведущего ( модератора). Им может стать любой человек из состава участников. Специальная подготовка ему не требуется, главное, чтобы он мог удерживать процесс в заданных временных рамках и активировать участников на конструктивные высказывания. Подумайте, кто из Вашей команды может взять на себя эту роль.
2. Реализация
1. Изложение проблемы Клиентом ( то есть Вами).
Вы должны проинформировать группу о:
· Цели работы – что должны получить на выходе
· Что уже сделано или пытались сделать
· Ввести наиболее важные ограничения ( не очень жесткие)
На этот этап отводится 5 минут.
После этого Клиент может либо удалиться
( если это начальник, чтобы не смущать подчиненных.) Либо просто “ уйти на второй план”, если на Вашу проблему работают люди, примерно одного с Вами статуса. Хотя некоторые источники, описывающие этот метод ,отмечают, что Клиент может находиться здесь же и вдохновлять участников на совместную продуктивную работу. Наверное, все зависит от того, в каких отношениях находится заказчик (Клиент) и люди, работающие на его проблему.
На этом же этапе если люди между собой не знакомы – познакомить их. Желательно при этом одеть бэджи, так как на следующем этапе людям придется взаимодействовать друг с другом непосредственно при выработке решения.
2. Высказывание идей группой
· Индивидуальная стадия – участники 5 минут думают в одиночку
· Участники начинают накидывать идеи, фиксатор их записывает на доске или ватмане так, чтобы всем было видно, модератор руководит процессом. Как говорилось выше, участники сидят полукругом, без столов. Основное правило – фиксируются ВСЕ, даже самые невероятные и невыполнимые идеи. Идеи не комментируются, не развиваются и не критикуются.
На эту работу отводится время 30 минут.
3. Отбор идей клиентом.
· Клиент просматривает идеи (лучше это делать в другом помещении или хотя бы другом углу комнаты, где проходит работа.) Участники в это время отдыхают. Замечательно, если в это время им будет подан кофе, чай с чем-нибудь сладким. Во-первых, это всегда вносит теплоту (неформальное общение, сами понимаете), а во-вторых стимулирует мозговую деятельность, а ведь участникам предстоит работать дальше.
· Клиент отбирает понравившиеся ему идеи для дальнейшей разработки
· Клиент ставит задачу. Интересную, но пока малореальную идею переводит в форму “как”. Например, от “для этого у нас нет возможностей” до “как мы можем найти на это ресурс”.
Этот этап занимает 20 минут
4. Развитие решений группой.
· Отобранные клиентом идеи предъявляются группе
· Разработка идей в рабочих группах. Если Вы выбрали, например, 2 идеи, то всю группу желательно разбить на 2 по 3-4 человека и каждая будет дорабатывать одну идею.
На эту работу максимум 1,5 часа.
После этого участников благодарят за работу и оплачивают их труд. Вот на этом хочу остановиться подробнее. В свое время я перечитала много источников, где упоминался метод мозгового штурма, но нигде почему-то не упоминали о вознаграждении, которое должны получить участники.
Если в новом ресурсе нуждаются все участники данной группы, то, конечно, полученный результат станет “призом” сам по себе. Просто данный метод поможет максимально эффективно организовать Ваши силы и время и при этом получить вполне конкретные решения проблемы. Так, недавно этот метод использовал коллектив редакции одной из газет. Перед ними стоял вопрос обновления газеты, в частности, какие рубрики должны быть в издании и в какой форме будет осуществляться работа ( газета региональная). Всего за несколько часов сотрудникам удалось не только наметить пути работы, но и разработать некоторые конкретные шаги по достижению поставленной цели.
Но если Вы организовываете людей для решения Вашей проблемы, то Вы должны их замотивировать. И будьте искренне благодарны, что сотрудники согласились поработать над Вашей задачей. Так как хороший результат можно получить только при искренней отдаче и заинтересованности. Если команду “заставить” в приказном порядке ( так иногда и делают руководители, это проще), то она и выполнит работу формально. А ведь нам нужно творческое и жизненное решение. Так как, во-первых, они потратят 2-2,5 часа личного времени, а во-вторых, вероятно, Вы получите результат. Хотя иногда из 50 высказанных идей жизненной оказывается всего одна. К этому тоже надо быть готовым. А интеллектуальный труд ценится дорого. Например, 1 час работы с консультантом по управлению сегодня может Вам обойтись до 1400 руб.
В качестве оплаты можно предложить определенную сумму деньгами, либо подарком. ( Подарок – это совсем не то, что завалялось у Вас в фирме еще с позапрошлого сезона и теперь Вы не можете реализовать, поэтому решили “наградить” своих сотрудников. Это должно быть что-то, что может и правда вдохновить Вашу команду “пошевелить мозгами”). Может быть это будет символическое вознаграждение большой плиткой шоколада. В общем, возможностей много.
Метод “мозгового штурма” хорош еще и тем, что в определенной мере идет совместное вырабатывание решения руководителя и сотрудников. А известно, что собственные решения люди претворяют в жизнь гораздо с большим энтузиазмом.
Источник: Бизнес-Скайнет 2001, Гиммельфарб Юлия